20 avril 202017h21

Vous cherchez une trame de dossier pour répondre à un appel d’offre transport ?

Le marché du transport est en grande partie réparti par appels d’offres. Voici un modèle de réponse pour remporter vos prochains contrats de transport routier de voyageurs.

Ce qu’il faut savoir avant de rédiger sa réponse

Les appels d’offres sont soumis à une forte régulation afin d’assurer une transparence de procédures, une égalité de traitement des candidatures, et un libre accès aux appels.

Ce formalisme a plusieurs conséquences :

  • D’une part, cela restreint votre capacité à vous différencier des concurrents. En effet, les dossiers de candidature à un appel d’offre transport doivent suivre une trame assez stricte, ce qui laisse peu de marge à l’expression !
  • D’autre part, cela peut vous faire gagner du temps. En fait, il vous suffit de préparer une trame commune à toutes vos réponses, vous pourrez vous concentrer sur les parties essentielles à personnaliser.

Au passage, si vous peinez à trouver des appels d’offre pertinents pour votre activité de transport routier de voyageurs, n’hésitez pas à lire cet article.

Une trame de réponse efficace pour gagner un appel d’offre transport

Attention : il est impossible de fournir une trame universelle tant les appels d’offre différent… Toutefois, nous avons réuni des “parties” incontournables qui peuvent faire la différence ! Surtout, respectez l’ordre des éléments indiqués dans le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP).

1 – Le cadrage de la mission de l’appel d’offre transport

Commencez toujours par partir du besoin exprimé par le commanditaire. Essayez de le reformuler de manière synthétique, et creusez plus loin.

  • À partir du besoin, tirez-en les enjeux pour le prospect : cela montrera que vous êtes bien placés pour agir aux côtés du commanditaire.
  • De la même manière, n’hésitez pas à lister les “contraintes” qui pèsent sur la mission et qu’il faudra prendre en considération.

Poursuivez en définissant le périmètre de votre action pour répondre au besoin exprimé. C’est particulièrement pertinent si vous ne répondez qu’à une partie des lots de l’appel d’offre. Ou si le dossier précise que vous devrez travailler en coordination avec d’autres parties prenantes.

Le plus simple est alors d’expliciter votre champ d’action, puis représenter symboliquement (par un organigramme si possible) les interactions avec les autres parties prenantes.

2 – Le coeur de votre proposition, et surtout vos modalités d’actions

Vous êtes experts de votre métier, alors nous ne reprendrons pas ici les détails de votre proposition.

Simplement : gardez en tête qu’il faut expliquer au commanditaire comment vous travaillez. En effet, c’est un grand facteur de rassurance pour le prospect !

C’est pourquoi nous recommandons de préciser toutes vos modalités d’action, dans le cadre de cet appel d’offre transport :

  • Quels sont vos processus internes, et le partage des responsabilités ? Un organigramme peut aider !
  • Comment envisagez-vous de communiquer avec le commanditaire : via quels canaux ?
  • Quels sont vos délais de réaction en cas de demande supplémentaire imprévue ? L’objectif est de montrer que vous êtes flexibles, à l’écoute et réactifs.
  • Comptez-vous faire des rapports d’activité ?
  • Avez-vous des dispositifs de suivi, contrôle ou évaluation du travail de vos collaborateurs ? Si oui, cela peut faire l’objet de réunions intermédiaires ou d’envoi de rapports réguliers, et ça rassurera vos clients.

3 – Les ressources mobilisées sur la mission

Pour rassurer le commanditaire de l’appel d’offre transport, vous devriez aussi identifier et lister précisément les ressources attribuées à la mission.

L’objectif est de montrer que vous avez les épaules assez larges pour réaliser la mission.

Concrètement, listez les ressources humaines et techniques qui seront mobilisées. Et argumentez pour montrer que c’est non seulement suffisant, mais aussi prévoyant en cas de problème technique ou de demande supplémentaire imprévue.

4 – Vos engagements qualité de service

La qualité de votre service de transport est évidemment au coeur de la décision, et l’énoncer ne suffit pas ! Il vous faut des éléments de preuve.

Si vous avez décroché des certifications ou labels de qualité, c’est le moment de les mettre en avant, avec beaucoup de pédagogie. En effet, il ne faut pas se contenter d’afficher les logos. Il faut expliquer sur quels critères sont évaluées ces certifications, et montrer le lien avec la mission que vous souhaitez décrocher !

L’avantage de cette partie, c’est qu’elle peut être réutilisable telle qu’elle dans tous vos appels d’offre… Alors acceptez d’y passer un peu de temps la première fois, ce sera vite rentabilisé.

Notre conseil d’expert : certains commanditaires peuvent insérer des pénalités financières dans leurs appels d’offre, par exemple sur d’éventuels retards de lignes. Les fonctionnalités de notre plateforme Assuréveil permettent à nos clients de considérablement réduire les retards (notamment sur les prises de service et la nuit). Ainsi, ⅔ de nos clients citent régulièrement Assuréveil en répondant à un appel d’offre transport, comme gage de fiabilité !

5 – La Responsabilité Sociétale de votre entreprise : l’arme secrète pour remporter les appels d’offre transport

Cette partie est de plus en plus souvent exigée, mais ça reste assez marginal. Nous vous recommandons de l’intégrer systématiquement, surtout sur les appels d’offre de transport public.

En effet, les collectivités territoriales sont naturellement très sensibles aux engagements de responsabilité. Elles privilégieront toujours des sociétés plus écologiques, ou engagés sur le plan social.

Si vous n’avez pas encore de vraie stratégie de RSE, pas de panique. Inutile de dépenser des dizaines de milliers d’euros comme les grands comptes : il suffit d’avoir du bon sens.

RSE avec les collaborateurs appel d'offre transport

Posez-vous des questions simples, répondez-y avec vos équipes, et traduisez tout ça en actions concrètes :

  • Comment améliorer le bien-être des salariés ? Des pistes : un intéressement aux bénéfices en fin d’année, des horaires variables selon les conditions familiales, un plan épargne retraite salariale…
  • Comment réduire son impact environnemental ? Une piste solide : la mobilité électrique, de plus en plus en vogue.
  • Comment contribuer à la vie solidaire locale ? Des pistes à nouveau : dons à des associations, coopération avec des structures de réinsertion professionnelle…

C’est d’ailleurs un élément intéressant pour travailler le positionnement de votre société de transport sur un marché concurrentiel. Voici quelques conseils pour vous différencier.

Et pour aller plus loin ?

  • Ecrivez-nous pour être conseillé dans le développement de votre société de transport et surtout sur la qualité de service : hello@assureveil.fr
  • Suivez-nous sur LinkedIn pour d’autres conseils business et vous préparer à remporter un appel d’offre transport.
  • Découvrez sans tarder les fonctionnalités de notre plateforme Assuréveil, à tester gratuitement !
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20 avril 202017h21

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Adriana